Что из себя представляет идентификатор электронного документа

Электронный идентификатор

04.07.2020

Отметка о поступлении документа в организацию (29)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27)

Отметка об исполнителœе (27)

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения затронутых в доку­менте вопросов.

Отметка об исполнителœе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телœефона. Отметку об исполнителœе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, к примеру:

Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Лучше, в случае если эта отметка будет распо­ложена на лицевой стороне первого листа документа. К примеру: Петров Василий Яковлевич

Этот реквизит проставляется внизу первой страницы на исполненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего хранения и исполь­зования в информационно-справочных целях.

Данный реквизит включает в себя слово ʼʼВ делоʼʼ и номер дела, в котором будет храниться доку­мент с указанием года; краткие сведения об исполнении документа͵ если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

В дело №12-25 за 2008 год

Отправлен факс от 06.04.2003

Личная подпись Т.В. Николаева

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителœем документа или руководителœем структурного подразделœения, в котором исполнен документ.

Примечание: краткие сведения о выполненном поручении необходимы работнику при последующем обращении к документу: запись напомнит ему о проделанной ранее работе.

Входящая регистрация обеспечивает учет поступивших в организацию документов.

Идентификатор электронной копии документа (30)

По возможности ставится на первом листе входящих доку­ментов от руки или с помощью штампа и сопровождается соответствующей записью в журнале регистрации. Данный реквизит вклю­чает в себя: дату поступ­ления документа͵ его входящий регистрационный номер.

Напри­мер: 27.06.2003 Вх. № 14 (при крайне важно сти часы и минуты).

Примечание: Процедуру регистрации входящей корреспонденции мы рассмотрим в лекции ʼʼОрганизация работы с документамиʼʼ

Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, к примеру:

С:Мои документыRASP.ЗИА4. DOC, где С – диск, Мои документы – наименование папки, RASP – вид документа͵ ЗРТ4 – группа заочного отделœения, DOC — формат.

Не стоит проставлять данный реквизит на отправляемых документах, т.к. эта информация интересна только для его составителœей.

Идентификатор электронной копии документа.

Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы, содержит наименование файла на машинном носителе, при необходимости дату и другие поисковые данные:

С:ПриказыИванов 23.07.2009 16 стр

Расстояние между отдельными реквизитами 2 – 4 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку продлевают до границы правого поля, точку в конце заголовка не ставят.

При печати документов рекомендуется соблюдать отступ в печатных знаках от левой границы текстового поля:

0 – для реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 – для начала абзаца в тексте;

32 – для реквизита «Адресат»;

40- для реквизита «Гриф утверждения документа»;

16, 24, 56 – для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

Если в тексте документа имеются примечания или ссылка на документ послужившим основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда.

ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА

Первый ряд – начиная от левой границы, второй не должен заходить за правую границу .

Читайте также:  Муляж сигнализации квартиры

Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.

Если документ имеет более одного листа, то начиная со второго, листы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера листов проставляются в центре верхнего поля.

Использовать реквизиты при оформлении документов следует избирательно, исходя из целесообразности и вида документа.

Лекция 5. Документооборот. Классификация служебных документов. Порядок составления документов. Язык и стиль деловой документации.

Идентификатор электронной копии документа (30)

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

В реквизите «Идентификатор электронной копии документа» рекомендуется указывать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение. Основным поисковым признаком электронного документа в автоматизированной информационной системе является имя файла. Нормативные акты не устанавливают требований к его присвоению. Этот вопрос регламентируется в организации в инструкциях и методических документах по делопроизводству и применению автоматизированных информационных систем. Обычно в имени файла отражаются его содержание, а также имена и даты. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы (в MS-DOS – это 8 символов, включая пробелы). Имя файла может включать буквы, цифры и любые символы, за исключением: / * ? I : ;.

Ранее действующим ГОСТом Р 6.30-97 предусматривался реквизит «Гриф ограничения доступа к документу». ГОСТом Р 6.30-2003 данный гриф не предусмотрен, так как существует государственный стандарт, устанавливающий гриф ограничения доступа к документу.

Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. №5485-1 «О государственной тайне». Правительством Российской Федерации утверждены Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности. Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента России от 1995 г. №1203 (в ред. Указа от 24 января 1998 г. №61).

Законом установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну («Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно»). Гриф секретности – реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него. Использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается. Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне.

Знание требований к оформлению реквизитов документа, закрепленных стандартом, обязательно для каждого должностного лица как разрабатывающего (составляющего) или оформляющего документ, так и работающего с ним.

3.2.3. Оформление документов на бланках

Разработка и оформление большинства документов, особенно исходящих, осуществляется на бланке, под которым понимается стандартный лист бумаги, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Формы бланков документов устанавливаются соответствующими формулярами, а именно формуляром документа или формуляром-образцом документа. Формуляр документа представляет собой набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, а формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Документы изготавливают, как правило, на бланках форматов (мм) – А4 (210х297) и А5 (148х210); допускается использование бланков форматов А3 (297х420) и А6 (105х148) по ГОСТ 9327-60. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь, согласно ГОСТ Р 6.30-2003, поля не менее (мм) (20 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее); максимальные размеры полей не оговариваются.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа (исключение составляют бланки с изображением реквизитов 01 и 02).

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения в таких документах, как положения, акты, инструкции, адресования в письмах и докладных записках, а также для написания резолюции. Бланки документов проектируют в соответствии с расположением реквизитов, показанным на рис. 2.18 и 2.19. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Читайте также:  Кладовка на лестничной площадке как узаконить

Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14 и ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк конкретного вида документа, кроме письма, бланк письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации он включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (рис. 3.3). Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи (переписки).

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08,10,14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19 (рис. 3.4).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20 (рис. 3.5).

Требования к бланкам документов конкретизируются в распорядительных документах организации, Инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов.

Оформление документа заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Требования к оформлению документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003, Типовой инструкции по делопроизводству, Инструкции по делопроизводству министерства (ведомства) и конкретизируются в Инструкции по делопроизводству организации. При этом в числе основных требований выделяются:

проставление обязательных реквизитов документов с соблюдением их содержания и правил размещения;

изложения текста с обязательным соблюдением установленного языка, лексических и грамматических правил, в официальном деловом стиле.

Рис. 3.3. Расположение реквизитов общего бланка

(угловой и продольный варианты)

Рис. 3.4. Расположение реквизитов бланка конкретного

документа (угловой и продольный варианты)

Рис. 3.5. Расположение реквизитов бланка письма

(угловой и продольный варианты)

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Студент – человек, постоянно откладывающий неизбежность. 10992 – | 7440 – или читать все.

134.249.83.1 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации [1] . В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утвержденным Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233)». Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Для служебного пользования Экз._

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Определение: конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать та кую информациютретьим лицам без согласия ее обладателя [2] .

Необходимость проставления пометки «ДСП» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный гражданский служащий может быть привлечен к ответственности, предусмотренной законодательством РФ. При необходимости направления документов с пометкой «ДСП» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Дополнительно в организациях различных форм собственности могут использоваться такие реквизиты, как идентификатор электронной копии документа, отметка о поступлении документа.

Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например: С:Мои документыКА8Р.ЗРТ4. DOC.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Читайте также:  Различают следующие виды катастроф

Индекс входящего документа (очередной порядковый номер) является учетным номером и проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении документа в организацию и имеет следующий вид:

Контрольные вопросы

  • 1. Какие реквизит ы придают юридическую значимост ь документам ?
  • 2. На каких бланках не указывается почтовый адрес организации ?
  • 3. Кто подписывает документ во время отсутствия руководителя ?
  • 4. Может ли документ не иметь регистрационного индекса ?
  • 5. Зачем на документах проставляется отметка об исполнителе ?

Практические задания

  • 1. Составьте бланк должностного лица Главы Воскресенского района Московской области.
  • 2. Оформите отметку о заверении копии на копии диплома об образовании, выданную отделом кадров вуза.
  • 3. Оформите отметку «Адресат» на письмах, направляемых в Правительство Российской Федерации, генеральному директору ОАО «Капитал», жителю села Архангельское Рязанской области Сидорову С. И.

Цифровые идентификаторы как элемент повседневности

Большинство развитых стран уже использует для подтверждения личности через интернет различные электронные ключи. Например, в соседней Эстонии, которая недавно была признана самой «оцифрованной» страной Европы, с ноября 2020 года для идентификации человека и заверения документов действует мобильное приложение Smart ID. Другими словами, заменяет паспорт и собственноручную подпись.

Российские законодатели тоже делают шаги в сторону будущего. Летом прошлого года была внесена инициатива об использовании электронных идентификаторов для дистанционного подтверждения личности. Под идентификатором имеется в виду уникальный код, изображение или их совокупность.

Законопроект выделяет несколько видов определения личности, среди них электронную подпись и номер телефона.

Насколько это эффективно, привязывать номер телефона к идентификации физического лица, пока сказать трудно. Нужно изучать целесообразность и технические возможности данной инициативы. Гораздо перспективнее в данном случае выглядит Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Подделать ее практически невозможно, так как аутентичность обеспечивает современное криптографическое ПО. Кроме того, такую электронную подпись всегда подтверждает сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра, осуществившего ее выпуск. В данный момент подписанную электронной подписью информацию признают электронным документом, равнозначным подписанному собственноручно на бумажном носителе, что подразумевает ее использование даже в случае государственной тайны. Поэтому со временем УКЭП вполне может заменить паспорт человека.

Спектр использования электронной подписи постоянно расширяется. Помимо входа на портал госуслуг и подписания трудового договора, такая подпись поможет, например, сэкономить средства при подаче документов в вуз через интернет, на дорогу и проживание, если абитуриент из другого города или региона.

Выпуск УКЭП в УЦ «Альта-Софт» обычно занимает не более часа, и это при разумной стоимости и минимальном наборе документов. Сотрудники удостоверяющего центра обеспечат круглосуточную техническую поддержку, защиту информации и строгое соблюдение законов РФ.

Идентификатор электронной копии документа

Отметка о поступлении документа в организацию, учреждение

Отметка об исполнении документа и направлении его дело

Отметка об исполнителе

• Эта отметка является особенно важной на документах, исходящих их крупных организаций.

Она позволяет быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы дела.

• Располагается данный реквизит с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа.

• Ниже иногда указывается индекс машинистки (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания.

• В случае необходимости, в числе в документах, имеющих гриф ограничения доступа, после индекса машинистки и даты печатается количество экземпляров с указанием адресатов

Иванов В.П. Тел. 42 90 50

Этот реквизит может включать в себя:

  1. краткую справку об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
  2. при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер;
  3. слова “В дело”;
  4. индекс дела, в которое будет подшит документ;
  5. дату направления документа в дело;
  6. подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

Проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, и направления ответа.

Свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.

• Является обязательным реквизитом для всех входящих документов.

• Включает порядковый номер и дату поступления документа.

• Для данного реквизита часто изготавливается штамп.

• Это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу последней страницы документа, размером не менее №6 и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в учреждении.

• Зона расположения этого реквизита:

Дата добавления: 2013-12-13 ; Просмотров: 511 ; Нарушение авторских прав? ;

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Оцените статью
Добавить комментарий