Как учесть электронного пропуска в бухгалтерском учете

Содержание статьи

Как учитывать в бухгалтерии магнитные карты

Вероятнее всего, расходы на приобретение POS-системы будут классифицированы как вложения в основные средства (стоимость таких систем обычно превышает 40 000 руб.) и списываться в расходы текущего периода путем начисления амортизации. Внедрение POS-системы следует обосновать планом технического оснащения, учитывая при этом ожидаемую эффективность оборудования и его соответствие эталонным образцам ККМ.

Подключение к электронной отчетности налогоплательщиком — разовая услуга, поэтому согласно положениям пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ затраты на него признаются единовременно в составе расходов. Документом, выступающим в качестве основания для этого, служит акт приема-сдачи выполненных работ (установка программного обеспечения), полученный от оператора связи.

Компьютер состоит из целого набора комплектующих — материнской платы, процессора, оперативной памяти, жесткого диска, монитора, клавиатуры, мыши и других.

УЧЕТ КОМПЬЮТЕРНЫХ ЗАПЧАСТЕЙ И НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ

Как правило, подарочная карта является носителем цифровой информации благодаря магнитной ленте или микросхеме, нанесению штрих-кода или рельефных символов.
ПБУ 5/01. Это правило действует всегда. Себестоимость определяйте как сумму фактических затрат на приобретение или изготовление материалов. Поэтому, например, когда покупаете материалы, учитывать нужно не только стоимость, указанную поставщиком в накладной, но и транспортно-заготовительные расходы.
По сути, электронная пропускная система (система контроля доступа) – это комплекс аппаратных и программных средств (сервер, ПО и технические средства, соединенные в локальную сеть). Кроме того, как правило, требуется оснащение техническими устройствами (прежде всего, турникетами), которые выполняют двоякую функцию.
Развлекательный центр, оказывающий услуги населению, выпускает собственные платежные пластиковые карты с магнитной полосой, где записан индивидуальный код. Карта может быть как дебетовой, так и кредитовой. Физическое лицо имеет право в любой момент вернуть карту и получить остаток. Является ли в этом случае пластиковая карта денежным документом?

Особенности бухгалтерского учета корпоративных карт

В настоящее время наиболее популярным способом оплаты услуг компаний сотовой связи, интернет-провайдеров, операторов IP-телефонии являются карты предоплаты или карты экспресс — оплаты. Каждая такая карта проходит персонализацию и имеет скретч — полосу, серийный номер и номинал, а также содержит информацию о сроках ее действия. На карте предоплаты всегда указано, к какому типу она относится: Интернет — карта, телефонная карта и так далее. Заметим, что карты экспресс-оплаты могут быть ограничены каким либо сроком действия (в этом случае на карте обязательно указывается информация о сроке ее активации) и неограниченного срока действия.

При трудоустройстве на работу сотруднику выдают пропуск (организация у арендодателя приобретает услугу в виде: Изготовление магнитных пропусков с наклейкой в количестве 10 штук). Как правильно отразить операцию (в проводках), связанную с повторной выдачей пропуска, в связи с тем, что сотрудник потерял пропуск, полученный им при трудоустройстве? Сотруднику могли выдать пропуск новый (изготовление магнитных пропусков), а также выдать пропуск уволившегося сотрудника.

Отдельного внимания заслуживает списание расходов на покупку программного обеспечения и ключа шифрования для сдачи электронной отчетности при УСН. Стоит отметить, что ключ и программа друг без друга практически бесполезны, поэтому издержки на их покупку стоит рассматривать совместно и относить к одной группе прочих расходов на основании пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Электронная пропускная система (система магнитных или электронных пропусков) – надежное и современно средство для обеспечения безопасности офисов и прилегающей территории, а также контроля соблюдения трудовой дисциплины.

Как учесть электронного пропуска в бухгалтерском учете

Стремительное развитие и внедрение в повседневную жизнь интернет-технологий позволяет среди прочего быстро и без лишних затрат отправлять в налоговые органы и внебюджетные государственные фонды необходимую отчетность в электронном виде. Рассмотрим основные моменты признания расходов в налоговом и бухучете на такие услуги, а также перечислим документы, требуемые для подтверждения данного вида затрат.
С одной стороны, они ограничивают допуск на территорию. Пройти через устройство могут только держатели электронных пропусков (как правило, пластиковых карточек). Система считывает информацию, сравнивает с данными в базе и, при совпадении информации, разрешает доступ на территорию объекта. С другой стороны, тем же самым фиксируется время, когда пропуск был использован на вход или выход. Каждый пропуск персонализирован, т. е. закреплен за конкретным работником, поэтому отмечается время прихода и ухода каждого из них.

Вопрос: Развлекательный центр, оказывающий услуги населению, выпускает собственные платежные карты, которые представляют собой пластиковые карточки с магнитной полосой, где записан индивидуальный код. Карта может быть как дебетовой, так и кредитовой.
План счетов не предусматривает отдельного забалансового счета для учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей, переданных в эксплуатацию. Поэтому его нужно открыть самостоятельно. Например, это может быть счет 013 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Приобретение ГСМ по договору поставки

Универсальные телефонные карты (далее карты предоплаты или карты экспресс –оплаты) — это карты, по которым можно осуществлять международные и междугородные телефонные переговоры, а также доступ в сеть Интернет.

Остановимся подробнее на видах подарочных карт. Выпускаются карты срочные (например, карта должна быть отоварена в период с 1 по 7 марта) или бессрочные; возвратные (покупатель имеет право вернуть карту и получить уплаченные за нее деньги) или невозвратные; с фиксированным номиналом или пополняемые. Все условия обращения подарочных карт должны быть указаны либо на самих картах, либо предоставляться в буклете-вкладыше к карте. Это позволит предотвратить возможные претензии покупателей, которые не смогут апеллировать к отсутствию информации на карте.
Для получения дебетовой карты при входе в Развлекательный центр физическое лицо вносит в кассу определенную сумму денежных средств. По факту потребления услуг (т.е. при выбивании чека) идет проверка остатка на карте и списание денежных средств с карты в счет оплаты потребленных услуг. Физическое лицо имеет право в любой момент вернуть карту и получить остаток. Является ли в этом случае пластиковая карта денежным документом? Какие проводки должны быть сделаны в бухгалтерском учете организации для отражения операций с дебетовой картой?

Чтобы обезопасить фирму, лучше ограничить возможность использования им денег на карте определенным лимитом. Если такой лимит будет меньше среднемесячного заработка работника, взыскать с него деньги, использованные не по назначению, будет проще.
Стоит отметить, что нецелесообразно выпускать кодированные пластиковые карты (с магнитной полосой, штрих-кодом, микросхемой), если у торговой организации отсутствует оборудование, позволяющее осуществлять их автоматизированный учет и контроль. Себестоимость таких карт выше, чем у обычных сертификатов.

Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка. Компания Бухсофт обеспечивает полный комплекс возможностей и функциональности электронной отчетности, стоимость которой, кстати, вас приятно удивит.

Вопрос: …Развлекательный центр, оказывающий услуги населению, выпускает собственные платежные пластиковые карты с магнитной полосой, где записан индивидуальный код. Карта может быть как дебетовой, так и кредитовой. Физическое лицо имеет право в любой момент вернуть карту и получить остаток. Является ли в этом случае пластиковая карта денежным документом?

Данные, зафиксированные на проходной, передаются в компьютерную программу, которая отмечает фактическое время прихода и ухода работников и позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период. Программа позволяет формировать отчеты, при помощи которых можно учесть и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет, и зафиксировать (и доказать) факт отсутствия работника в тот или иной день и т. д.

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ.
При выдаче кредитовой карты не происходит получения денег. Деньги вносятся в кассу при возврате карты. Как отразить данные операции в бухгалтерском учете?

Учет расходов на приобретение ГСМ

Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена). Торговая компания, решившая выпустить собственные подарочные карты, должна позаботиться о многих вещах. Для того чтобы затраты на изготовление карт уменьшили налогооблагаемую прибыль, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Как было упомянуто выше, подарочная карта является инструментом маркетинга, поэтому экономическим обоснованием может послужить маркетинговый план. В нем должны быть изложены цели выпуска (акция призвана привлечь больше покупателей, направлена на пополнение оборотных средств и в дальнейшем на получение дохода), а также условия реализации и обращения подарочных карт.

Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника — держателя карты.

При этом доступ к Всемирной паутине будет выступать в качестве сопутствующей услуги для обеспечения отправки сведений в электронном формате. Потому согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на оплату интернета для возможности отправки электронной отчетности признаются в затратах по прибыльному налогу компании аналогично издержкам, понесенным за непосредственное подключение к Сети.

Читайте также:  Чем отличается гражданский противогаз от общевойскового

Поскольку законодательством не урегулирован порядок учета инвентаря, переданного в эксплуатацию, организация должна разработать его самостоятельно. На практике для контроля за движением инвентаря по каждому подразделению (материально-ответственному лицу) можно вести: ведомость учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей в эксплуатации по каждому подразделению организации; забалансовый учет.

Нет, даже если в организации есть возможность использовать программное обеспечение для учета рабочего времени, то это не повод отказываться от ведения табеля на бумаге нельзя по следующим основаниям.

Приобретение карты экспресс – оплаты означает оплату услуг авансом. Сама услуга связи будет оказана после активации карты и непосредственного телефонного соединения абонента.

Как учесть электронного пропуска в бухгалтерском учете

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

“Лекторы – ведущие эксперты, непосредственные разработчики законов:
В. В. Витрянский, Л. Ю. Михеева, Е. А. Суханов, А. А. Маковская. Принять участие можно очно/ онлайн или в записи, в любой точке страны!”

В бюджетном учреждении бухгалтерский учет ведется с применением Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н. Пропуска, выданные ученикам, представляют собой пластиковую карту со встроенной микросхемой (смарт-карта), на которой записывается информация, позволяющая пройти через турникет, установленный при входе в здание школы. В бюджетном учреждении разработано и утверждено положение, регулирующее вопросы выдачи/сдачи смарт-карт работникам и ученикам школы. Первоначально смарт-карты учитываются в составе материальных запасов, учет выданных смарт-карт работникам учреждения ведется с использованием забалансового счета 27. Ответственным за организацию работы по выдаче смарт-карт ученикам, своевременной их замене, сдаче смарт-карт при отчислении ученика из школы (перевод, окончание) назначены классные руководители.
Каков порядок бухгалтерского учета смарт-карт?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бухгалтерский учет смарт-карт, выданных школьникам, может быть организован на отдельном (специальном) забалансовом счете.

Обоснование вывода:
Бюджетное учреждение ведет учет хозяйственных операций на основании требований Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее Инструкция N 157н), Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н (далее Инструкция N 174н), а также федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора.
Отметим, что в случае передачи материальных запасов работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей такие активы подлежат списанию с балансового учета с одновременным отражением на забалансовом счете 27 “Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)” (п. 385 Инструкции N 157н, п. 37 Инструкции N 162н). Однако для случаев выдачи имущества учреждения в пользование лицам, не являющимся его работниками (в рассматриваемом случае – это учащиеся школы), конкретного порядка учета не предусмотрено.
В такой ситуации порядок отражения на счетах бухгалтерского учета информации о выданных пропусках (смарт-картах) учащимся может быть установлен учреждением самостоятельно и закреплен в рамках формирования своей учетной политике, с соблюдением порядка, установленного п. 4 Инструкции 174н.
Так, например, учитывая специфику рассматриваемых активов, а именно, тот факт, что смарт-карты предназначены для выдачи ученикам школы в пользование, в бюджетном учреждении может быть организован учет на дополнительно введенном забалансовом счете по аналогии с учетом материальных ценностей, переданных в личное пользование работникам. Право учреждения вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование, предусмотрено абз. 3 п. 332 Инструкции N 157н.
Ведение на данном счете подробного аналитического учета в разрезе каждого ученика не обязательно – подробный учет электронных пропусков (смарт-карт), как правило, организуется в специальной Книге (специальном Журнале). Обязанность по ведению учета электронных пропусков по каждому ученику может быть возложена руководителем учреждения на специальное структурное подразделение или ответственное лицо, в том числе классного руководителя. При этом нет никакой необходимости дублировать эту информацию в регистрах бухгалтерского учета. На дополнительном забалансовом счете может учитываться, например, общее количество пропусков ответственному лицу (в условной оценке: один пропуск, один рубль).
Первичным документом, подтверждающим передачу смарт-карт учащимся (ответственному лицу), а также основанием для их списания с балансового учета и отражения на дополнительно введенном забалансовом счете может служить “Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)” или Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Выбранный первичный документ для конкретной хозяйственной ситуации следует закрепить в учетной политике учреждения.
При таком способе учета хозяйственная операция по выдаче смарт-карт в пользование ученикам может быть отражена следующим образом:
1. Дебет 0 109 00 272 (0 401 20 272) Кредитом 0 105 Х6 440
– отражается выбытие смарт-карт при их выдаче ответственному лицу;
2. Одновременно отражается увеличение по дополнительно введенному забалансовому счету.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Профессиональный бухгалтер, член ИПБ России Андреева Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

13 апреля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Электронная пропускная система

“Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2015, N 1

Санкционированный проход в помещения и на территорию учреждения работников и посетителей может являться одной из составляющих системы безопасности. В настоящее время пропускной режим введен во многих казенных учреждениях. Причем достаточно часто применяются именно электронные пропуска. На какую статью (подстатью) КОСГУ отнести расходы на изготовление электронных пропусков? Как оформить их выдачу работникам учреждения? Нужно ли вести табель учета рабочего времени в условиях электронной пропускной системы? Можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за потерю электронного пропуска? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Изготовление пластиковых карт для электронного пропуска

Как правило, электронная пропускная система представляет собой комплекс аппаратных и программных средств, который состоит из сервера, компьютерной программы и технических средств, соединенных посредством локальной сети. Сам по себе проход на территорию учреждения осуществляется при помощи пластиковых карточек, с которых техническим средством считывается информация. При положительном сравнении имеющихся данных, нанесенных на пластиковую карту электронного пропуска, турникет разрешает доступ на территорию объекта.

При заключении договора на изготовление электронных пропусков казенному учреждению необходимо руководствоваться положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ.

С исполнителем работ в данном случае заключается договор подряда. Условия указанного договора предполагают, что одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (п. 1 ст. 702 ГК РФ).

Нормы Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее – Указания N 65н), не дают ответа на вопрос об отнесении затрат на изготовление электронных пропусков на ту или иную статью (подстатью) КОСГУ. К сожалению, в настоящее время отсутствуют и официальные разъяснения контролирующих ведомств по этой теме. Имеются две точки зрения: расходы на изготовление электронных пропусков сторонним исполнителем подлежат отнесению на подстатью 226 или на статью 340.

В пользу первой позиции говорит тот факт, что согласно Указаниям N 65н на подстатье 226 КОСГУ учитываются расходы на выполнение работ, оказание услуг, не отнесенных на подстатьи 221 – 225 КОСГУ, в том числе услуги по обеспечению безопасности информации и режимно-секретных мероприятий.

Сторонники второй точки зрения основываются на том, что в результате осуществления работ по договору в собственности учреждения оказывается ряд материальных объектов (карточек), которые в соответствии с Указаниями N 65н относятся на статью 340 КОСГУ.

В силу п. 98 Инструкции N 157н счет 105 00 “Материальные запасы” предназначен для учета материальных ценностей в виде сырья, материалов, приобретенных (созданных) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения или для изготовления иных нефинансовых активов, а также готовой продукции, произведенной учреждением, и приобретенных для продажи товаров.

Таким образом, если электронные пропуска можно считать материальными ценностями, приобретенными для использования в процессе деятельности учреждения, то есть основания применять статью 340 КОСГУ. Если нет, то больше оснований применять подстатью 226.

Электронные пропуска сами по себе не являются материальными ценностями, используемыми в деятельности учреждения. В деятельности (в плане установления пропускного режима) применяется информация, записанная на носитель. Как подчеркивается в Письме Минфина России от 22.01.2014 N 02-06-10/1855, сама информация и носитель информации не являются тождественными. Вместе с тем, рассматривая аналогичную ситуацию (по учету ключевых носителей), финансовое ведомство предписывает применять счет 105 00 и статью 340 КОСГУ.

Независимо от того, какой вариант учета будет реализован в деятельности казенного учреждения, целесообразно организовать забалансовый учет пропусков, выданных сотрудникам.

Согласно поправкам, внесенным Приказом Минфина России от 29.08.2014 N 89н в Инструкцию N 157н , предусмотрено применение нового забалансового счета – 27 “Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)”. Этот счет предназначен для учета имущества, выданного работникам для исполнения ими служебных обязанностей. На забалансовом счете имущество может учитываться в условной оценке (например, один пропуск – один рубль).

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Читайте также:  Определение и значение электротехники

Хотелось бы также подчеркнуть, что недопустимо взимать с сотрудников плату за электронную карточку аналогично, например, взиманию платы за бланк трудовой книжки. Подобная возможность нормами действующего законодательства РФ не предусмотрена.

Оформление выдачи карт сотрудникам

В законодательстве нет ответа на вопрос, как именно оформить выдачу пластиковых карт для электронных пропусков. Однако работодателю в любом случае следует получить письменное подтверждение о том, что работник получил пропуск.

На практике чаще всего персональная электронная карта (пропуск) выдается работнику под личную подпись в журнале выдачи персональных электронных карт (пропусков). Изымается электронный пропуск в случае увольнения сотрудника.

Указанный порядок лучше всего зафиксировать во внутренних документах учреждения.

Необходимость ведения табеля учета рабочего времени

В соответствии со ст. 91 ТК РФ каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени. Это необходимо для своевременного и надлежащего учета часов переработки (часов сверхурочной работы) и контроля работодателем за выполнением сотрудником служебных обязанностей.

Довольно часто у практикующих специалистов возникают сомнения в необходимости вести табель в условиях пропускной системы. Ведь посредством электронных пропусков фиксируется время прибытия сотрудника на территорию работодателя и убытия. Однако электронная система не может заменять табель. В нормах действующего законодательства прямо сказано, что учет рабочего времени должен вести именно работодатель.

Согласно Приказу N 173н для учета рабочего времени и начисления заработной платы каждому работнику учреждения используется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. 0504421).

Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н “Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению”.

Если в учреждении действует пропускная система и ведется табель, теоретически возможны расхождения между данными табеля и распечаткой данных из электронной системы. В таком случае может возникнуть вопрос: данные какого документа являются первичными и должны иметь приоритет при принятии тех или иных решений в отношении сотрудника?

Руководствоваться нужно следующим. Явки и неявки (причины неявок) фиксируются с помощью табеля учета рабочего времени и контролируются с помощью данных электронной пропускной системы. То есть сведения из табеля имеют приоритетное значение.

К тому же электронная система не застрахована от сбоя. На практике может сложиться ситуация, когда сотрудник фактически прошел в учреждение без пропуска, поскольку в соответствующий момент турникет был не исправен.

Актуальным является также следующий вопрос: как быть, если при проверке распечатки данных из электронной системы выясняется, что сотрудник периодически задерживается на работе? Следует ли фиксировать переработку и имеется ли обязанность начислять такому работнику доплату за сверхурочную работу?

На данный вопрос следует ответить отрицательно, и вот почему. В соответствии со ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа – это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени – ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Ключевыми в данном случае являются слова “по инициативе работодателя”. Если сотрудник задерживается на работе по собственной инициативе, доплата за сверхурочную работу ему не полагается. Поэтому, если документы на привлечение к сверхурочной работе работодателем не оформлялись, нет необходимости учитывать данные с распечатки электронной пропускной системы.

Пожарная безопасность

Напомним, что в соответствии со ст. 20.4 КоАП РФ нарушение требований пожарной безопасности влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц от 6000 руб. до 15 000 руб.; на юридических лиц – от 150 000 до 200 000 руб. При этом нарушение требований пожарной безопасности об обеспечении проходов, проездов и подъездов к зданиям, сооружениям и строениям образует самостоятельный состав правонарушения и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 7000 до 10 000 руб.; на юридических лиц – от 120 000 до 150 000 руб.

К сведению. Согласно ст. 2.4 КоАП РФ под должностным лицом следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах РФ, других войсках и воинских формированиях РФ.

Бывает, что при принятии решения о введении в учреждении пропускного режима требования нормативных правовых документов по пожарной безопасности в расчет не принимаются. Проанализируем данные требования, чтобы пояснить, что именно может привлечь внимание проверяющих.

Требования к пожарной безопасности установлены Правилами противопожарного режима в РФ, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390. В соответствии с п. 36 названного документа при эксплуатации эвакуационных путей, эвакуационных и аварийных выходов запрещается:

  • устраивать пороги на путях эвакуации (за исключением порогов в дверных проемах), раздвижные и подъемно-опускные двери и ворота, вращающиеся двери и турникеты, а также другие устройства, препятствующие свободной эвакуации людей;
  • загромождать эвакуационные пути и выходы (в том числе проходы, коридоры, тамбуры, галереи, лифтовые холлы, лестничные площадки, марши лестниц, двери, эвакуационные люки) различными материалами, изделиями, оборудованием, производственными отходами, мусором и другими предметами, а также блокировать двери эвакуационных выходов.

Таким образом, сам по себе пропускной режим (предполагающий в том числе установку турникетов с применением электронных пропусков) не противоречит требованиям пожарной безопасности. Однако, если, например, на проходной установлен турникет на путях эвакуации, уменьшающий ширину эвакуационного пути, учреждение могут оштрафовать (см., например, Постановление ФАС ДО от 13.03.2014 N Ф03-620/2014). Если турникет установлен в части помещения, которая не касается путей эвакуации, как нарушение такое расположение фиксироваться не должно (см., например, Решение Арбитражного суда Пермского края от 13.02.2013 N А50-22069/2012).

Потеря пластиковой карты

В случае потери карточки для обеспечения доступа сотрудника в помещение (на территорию) работодателя оформляется новый пропуск.

Актуальным является вопрос: можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за потерю пропуска и допускается ли взыскание с него стоимости карточки?

В соответствии со ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

  1. замечание;
  2. выговор;
  3. увольнение по соответствующим основаниям.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.

В ст. 21 ТК РФ сказано, что работник должен добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Это означает, что трудовыми обязанностями считаются только те обязанности, которые сформулированы в нормах трудового законодательства, в тексте трудового договора или следуют из текста трудового договора (например, путем отсылки к тексту другого внутреннего документа работодателя).

Рассмотрим материалы судебной практики по данному вопросу. По материалам одного из дел сотрудница организации обратилась с заявлением на имя руководителя с просьбой аннулировать утерянный пропуск и выдать новый. В ответ на заявление ей был объявлен выговор за утрату пропуска, вынесено предупреждение о том, что при повторном неисполнении трудовых обязанностей работнице грозит увольнение на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Как указал суд, данный приказ незаконен, поскольку потеря пропуска не считается нарушением трудовых обязанностей, не может являться основанием для дисциплинарного взыскания. Аналогичные выводы были сделаны по результатам проверки Государственной инспекцией труда (см. Решение Красногорского городского суда Московской области от 16.12.2013 N 2-6490/13).

Рассмотренное судебное решение является лишь частным примером, выражением судебного мнения по конкретной ситуации. Однако, даже если включить положение об ответственности за утерю пропуска в трудовой договор, привлечение к дисциплинарной ответственности проблематично. Дело в том, что ст. 192 ТК РФ содержит положение, допускающее возможность привлечения к ответственности только за виновное действие. Карточка для электронного пропуска может выбыть из владения сотрудника не по его вине. Сложно представить, что по каждому случаю потери пропуска работодатель будет проводить расследование причин утери.

Кроме того, согласно ст. 233 ТК РФ материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или федеральными законами. При этом каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.

Электронные пропуска: контроль рабочего времени сотрудников

На что только не приходится идти работодателям, чтобы дисциплинировать своих сотрудников! Как учитывают опоздания и затянувшиеся обеды и как эти новшества сказываются на работе бухгалтера?

Статистика неумолимо свидетельствует о том, что 30–50 процентов рабочего времени персонал тратит не на прямые обязанности, а на посторонние дела. Сюда входят опоздания по утрам, уход с работы раньше времени, затянувшиеся обеды, чаепития и перекуры. Что же делать? Можно установить электронную пропускную систему на входе. Как только сотрудник прикладывает пропуск, сразу же фиксируется время его прихода или ухода. Как все это происходит на практике? Необходимо выбрать ту систему электронного учета, которая подходит непосредственно компании. Как правило, описания даны на сайте производителя. Некоторые готовы прислать своего специалиста непосредственно в офис потенциального заказчика и подробно рассказать о своей продукции. Системы фиксирования рабочего времени бывают разные. Например, существует контроль персонала, который работает с отпечатками пальцев сотрудников. Он включает в себя сканер, к которому работник (приходя в офис и уходя из него) прикладывает палец. Сканер, в свою очередь, соединен с компьютером, куда тут же заносятся данные – кто пришел и во сколько. Данный вариант подходит для небольших компаний, численностью до 50 человек. Он прост и удобен, потому что к нему не требуется устанавливать специальное оборудование или постоянно обновлять программное обеспечение. Учет времени в такой системе формируется в отчеты и табели, данные экспортируются непосредственно в программу, с которой работает бухгалтер. Стоит такая система от 18 000 до 25 000 рублей.

Читайте также:  Как установить сигнализацию на мотоцикл

24 часа в сутки

Есть и более сложные системы контроля, они нужны для предприятий численностью от 60 человек и более, а также там, где работа не затихает 24 часа в сутки. В этом случае при входе устанавливается турникет, считыватели магнитных карт и «контролер турникета». В компьютер загружают ПО – обычно это несколько программ, такие как «Персонал», «Учет рабочего времени» и бухгалтерская программа, чтобы данные тут же передавались специалисту учета. Сама система проста: работник подносит карточку к считывателю и только после этого может пройти через пропускник, при этом сохраняется время прихода и ухода. Программное обеспечение поддерживает сменные графики, скользящие и даже индивидуальные, учитываются часы сверхурочной работы. В программу можно вводить данные о больничных, оправдательные документы, причем делать это на месте, непосредственно на посту охраны, если таковой имеется. При этом табель учета рабочего времени формируется автоматически, а сведения из него вносятся в бухгалтерскую программу.

Стоит такая система дороже – от 56 000 до 140 000 рублей. Цена зависит от того, сколько человек в компании придется обслуживать, нужны ли видеокамеры; некоторые помимо устройства для считывания карточек имеют еще и сканер для того, чтобы пропускать людей по отпечаткам пальцев, ведь пропуск можно оставить по неосмотрительности дома. Система контроля бывает необходима для одного-единственного входа в помещение, а может – для нескольких входных дверей. В этом случае все турникеты соединяются с одним компьютером. Это очень удобно – обобщенные данные можно включить в одну таблицу.

Установка турникетов, сканеров и всего, что с ними связано, в большинстве случаев предлагается бесплатно. Подобные системы не требуют особого обслуживания, но время от времени необходимо обновление программ, когда производитель выпускает новые версии софта. Часть компаний предлагает страховку к своим «контролерам». Страховка обходится обычно в 10 процентов от стоимости системы, зато можно вызывать техническую поддержку в любое время и по любому вопросу. При этом на «контролеры» дается гарантия от 1 года до 2 лет.

Быстро и удобно

А что же бухгалтер? Ведь с вводом «контролеров учета времени» работы у него прибавляется. Как сказано выше, практически все терминалы передают данные в бухгалтерскую систему предприятия. Причем некоторые могут фиксировать не просто время прихода и ухода, а количество отработанных часов, недостачу их за день, неделю и месяц. Остается только рассчитать зарплату, исходя из уже имеющихся данных. На компьютер бухгалтера также можно установить специальную программу учета рабочего времени, которая стоит от 2000 до 3000 рублей, и тогда работать «с часами» и пропусками будет еще проще.

Установка турникетов, сканеров и всего, что с ним связано, в большинстве случаев предлагается бесплатно, обучение так же входит в стоимость.

Рассказывает Елена Ушакова, главный бухгалтер туроператорской компании: «Когда в нашей далеко не маленькой организации установили еще и «контроль учета рабочего времени», я испугалась, что теперь у всех у нас прибавится работы. А мне, главному бухгалтеру, необходимо будет присматривать за этим процессом, а то и вовсе брать его на себя. Но все оказалось гораздо проще. Один из компьютеров в бухгалтерии соединен с терминалом охраны, так что у нас четко фиксируется время прихода и ухода всех сотрудников, а также время обеда и перекуров – курящим людям приходится проходить через терминал, так как в здании курить запрещено. Все данные заносятся в специальную программу, в отведенную для этой цели таблицу. В нашей компании работает около 90 человек, и на обработку данных о количестве часов, отработанных одним сотрудником, уходит где-то час в месяц, и для этой цели нам пришлось взять нового человека в бухгалтерию. Но никакие специальные знания и навыки для работы с этими программами не нужны, и это большой плюс».

Как видим, работы у бухгалтера прибавляется, но благодаря современным программам выполнять ее можно и быстро, и с минимальными затратами времени.

Для тех, кто не доверяет магнитным картам и программам, придуман более простой способ фиксировать рабочее время сотрудников, а именно: по факту включения сотрудниками своих компьютеров вносится запись в соответствующую программу. Но этот способ таит в себе небольшую проблему – сотрудники могут сговориться друг с другом, чтобы кто-то один включал по утрам их «машины».

Светлана Ивашенцева

Власть времени: как использовать электронную пропускную систему

Директор решил оснастить офис электронной пропускной системой, и время прихода и ухода работников теперь отмечается автоматически. Могут ли данные такой системы подтверждать факт прогула или опоздания работника? Можно ли ее использовать как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля? Давайте посмотрим, в чем электронная пропускная система действительно способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач, а когда она не в силах помочь.

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

Что представляет собой электронная пропускная система? Офис оснащается техническими устройствами, например турникетами, которые:

  • ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;
  • фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

Все зафиксированные на проходной данные стекаются в специальную компьютерную программу. А вот возможности такого программного обеспечения уже могут быть разными.

ВАРИАНТ 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:

  • отмечает фактическое время прихода и ухода работников;
  • позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.

При этом в отчетах, сформированных такой программой:

  • учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;
  • фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.

Прогресс не стоит на месте. Кто помнит, что такое диафильмы, в эпоху DVD и HD? Вот и электронные системы заменили бабушек, отмечающих приходы на работу

Поэтому в рассматриваемом случае возможностей такой компьютерной программы для учета рабочего времени просто недостаточно. Для расчета зарплаты и прочих выплат, причитающихся работнику за прошедший месяц, ее данные без дополнительной обработки неприменимы.

ВАРИАНТ 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:

  • автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;
  • отмечать причины отсутствия работника;
  • планировать графики работы;
  • подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;
  • рассчитывать заработную плату.

Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Даже если в вашей организации установлен второй вариант «пропускного» программного обеспечения и у вас есть возможность использовать его для учета рабочего времени, отказываться от ведения табеля на бумаге нельзя. Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработано каждым работнико В этих целях утверждены унифицированные формы табеля учета рабочего времени и И лучше вести именно их, чтобы не было проблем при проверках трудинспекцие Более продвинутые электронные системы позволяют формировать табель по формам и Но вам все равно необходимо ежемесячно его распечатывать и подписывать.

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Даже если у вас нет возможности применять электронную пропускную систему как систему учета рабочего времени, это не значит, что ее нельзя использовать для организации контроля за дисциплиной труда. Решений, когда суд принимает во внимание распечатки из обычной электронной пропускной системы в качестве доказательства опоздания или прогула, мног В одном споре работник пытался доказать, что сведения с электронной проходной в виде распечаток с компьютера не могут служить доказательством опоздания или преждевременного ухода с работы. Судьи же указали, что такие распечатки являются письменными доказательствами и должны учитываться при разрешении спор

СОВЕТУЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Чтобы на основании данных пропускной системы можно было выносить дисциплинарные взыскания (в частности, за опоздания или прогулы), ее использование нужно зафиксировать в ЛНА компании, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательств

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдых Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

  • вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;
  • время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;
  • передача пропуска третьим лицам не допускается.

При этом важно также регламентировать порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его.

Дополнительные доказательства никогда не лишние

В случае спора с работником по факту его опоздания или прогула иногда бывает достаточно и исключительно данных электронной пропускной системы. Например, Свердловский областной суд признал опоздание работника банка доказанным на основе отчета электронной системы и даже проигнорировал свидетельские показания в пользу работник Но переоценивать вес отчетов пропускной системы не следует. В большинстве своем суды исходят из совокупности представленных работодателем доказательств — актов, служебных записок, свидетельских показаний, табелей учета рабочего времени.

Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систем

Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.

Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:

  • требованиями безопасности;
  • повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

Стоимость электронной пропускной системы, как правило, более 40 000 руб., а срок полезного использования — более года. Поэтому в налоговом учете ее нужно включить в состав основных средств, а расходы на приобретение списывать через амортизацию в составе первоначальной стоимости

Оцените статью
Добавить комментарий